Terminy Companies House są proste, gdy sprawdzasz jedną spółkę. W praktyce księgowej problem zaczyna się wtedy, gdy masz wielu klientów limited company, różne daty accounts, różne daty confirmation statement i osobne notatki o tym, kto już został poproszony o dokumenty. Sam arkusz pokazuje datę, ale nie pokazuje całego workflow.
PracticeComply dodaje tracker Companies House do profilu klienta. Po wpisaniu company number i kliknięciu synchronizacji praktyka może pobrać podstawowe publiczne dane spółki: oficjalną nazwę, status, adres rejestrowy, accounts next due, confirmation statement next due, officers, PSC oraz czas ostatniej synchronizacji. Te dane są pokazane jako read-only kontekst dla pracy księgowego.
Przykładowy problem: accounts deadline zbliża się, ale nie wiadomo, czy klient już dostał prośbę o dokumenty. Jedna osoba sprawdza Companies House, druga wysłała email, trzecia dopisała coś w arkuszu. Kiedy status spółki albo lista officers/PSC się zmienia, zespół może nie zauważyć tego w odpowiednim momencie.
PracticeComply pomaga przez alerty. Jeśli accounts albo confirmation statement są po terminie lub blisko terminu, alert może pojawić się w Centrum akcji, w cyklu pracy klienta i w sekcji Companies House na profilu klienta. Jeśli status spółki nie jest active albo officers/PSC zmienili się od ostatniej synchronizacji, praktyka może oznaczyć alert jako sprawdzony, utworzyć zadanie albo go zignorować.
To podejście jest szczególnie użyteczne, gdy jedna osoba w zespole sprawdza publiczny rejestr, a inna odpowiada za kontakt z klientem. Widoczny alert i zadanie zmniejszają ryzyko, że informacja zostanie zauważona, ale nie zostanie przekazana dalej. PracticeComply nie zmienia odpowiedzialności praktyki; pomaga tylko zamienić sprawdzenie publicznych danych w kontrolowany następny krok.
W małej praktyce taka kontrola ma znaczenie także przy urlopach, pracy zdalnej albo przekazywaniu klienta między osobami. Jeśli data i alert są w profilu klienta, nowa osoba w zespole może szybciej zobaczyć kontekst: co pobrano z Companies House, kiedy wykonano sync i czy alert został już sprawdzony.
PracticeComply is not HMRC filing software and does not file with Companies House. Po polsku: PracticeComply nie składa accounts, confirmation statement ani innych dokumentów do Companies House. To tracker publicznych danych, alertów i działań wewnętrznych dla praktyki.
Mała praktyka obsługuje kilkadziesiąt limited companies. Daty Companies House są sprawdzane ręcznie, ale prośby do klientów, dokumenty i zadania są zapisane w różnych miejscach. Przed terminem trzeba szukać w mailach, czy klient już odpowiedział.
PracticeComply łączy publiczny snapshot Companies House z profilem klienta i działaniami praktyki. Nie dodaje filingów, tylko pomaga zobaczyć, co wymaga sprawdzenia.
Tracker Companies House w PracticeComply jest celowo oddzielony od filingów, identity verification i doradztwa prawnego.
Publiczne dane spółki powinny być sprawdzane z oficjalnymi rekordami Companies House przed decyzją księgową lub filingową.
Sama data nie wystarcza. Praktyka musi jeszcze wiedzieć, czy klient został poproszony o dokumenty, czy ktoś sprawdził zmianę i czy zadanie zostało zamknięte.
PracticeComply dodaje warstwę działań do publicznych danych, ale nie udaje oficjalnego systemu Companies House. Dzięki temu zespół widzi nie tylko termin, ale też odpowiedzialny następny krok.
Nie. PracticeComply pokazuje publiczne dane i tworzy alerty workflow. Nie składa accounts, confirmation statement ani innych formularzy.
Podstawowe publiczne dane spółki: numer, nazwa, status, registered office, accounts next due, confirmation statement next due, officers, PSC oraz timestamp ostatniego sync.
Tak. Użytkownik praktyki może oznaczyć alert jako sprawdzony, zignorować go albo utworzyć z niego zadanie dla klienta.
Nie. Synchronizacja jest manualna i używa cache w krótkim oknie, żeby nie odpytywać API przy każdym wejściu na stronę.